Logiciel de gestion du courrier pour les mairies et collectivités locales
Fini l’oubli de réponses ou la perte d’emails et de courriers. Grâce à l’application Web iCourrier, centralisez et gérez efficacement tous vos courriers et emails entrants et sortants.
Aujourd’hui les collectivités territoriales font face à un volume de courriers à traiter et à conserver considérable.
L'outil iCourrier va simplifier et structurer cette gestion au quotidien. Lorsqu'un document papier ou électronique arrive, il est intégré dans l'outil, classé et automatiquement transmis au bon service.
La traçabilité du document permet de connaitre rapidement l'état de traitement des courriers, les tâches déjà réalisées et à accomplir par les différents services de la collectivité.
Une gestion des courriers et des emails simplifiée et maîtrisée
Un enregistrement rapide et complet
Profitez d'un point d'entrée unique pour tous vos courriers et emails. Dès leur arrivée, ils sont directement numérisés puis intégrés à l'application. Créez et liez les réponses aux courriers d'origine et enregistrez des modèles pour gagner en efficacité.
Ventilez les traitements et suivez leurs avancements
Vous dispatchez instantanément les courriers dans les bons services grâce à des circuits de diffusion personnalisés. Traitez les tâches qui vous concernent grâce aux notifications. Suivez l’avancée du traitement des courriers en temps réel par statut, par échéance ou encore par thème grâce au tableau de bord.
Besoin de retrouver un courrier ? Rien de plus facile !
Une recherche multi-critères vous permet de retrouver l'ensemble des courriers reçus et émis. Vous bénéficiez également de statistiques de traitement et de volume.
Les fonctionnalités principales du logiciel de gestion du courrier
Intégration et paramétrage :
- Informations complètes pour chaque courrier et email (type, propriétaire, niveau de confidentialité, date d’entrée, date d’échéance,…)
- Intégration par scan manuel, par code-barre ou QRcode
- Ajout de pièces jointes par copier/coller
- Création de modèles de documents et publipostage
Diffusion, traitement et suivi :
- Annuaire des contacts avec rattachement à un groupe (service, fonction,…)
- Génération de réponses automatiques ou manuelles
- Workflow de diffusion selon plusieurs critères (origine, urgence,…)
- Tableau de bord de suivi des courriers personnalisable par utilisateur (entrants/sortants, non-lus/lus,…)
Classement et recherche :
- Archivage des courriers, email et documents joints entrants et sortants
- Codification personnalisée des documents (CDU et autres)
- Recherche full text intelligente des documents scannés
- Gestion du cycle de vie et statut légal des dossiers et des documents (DUA et DUL)
Traçabilité et sécurité :
- Gestion des droits des utilisateurs et autorisation de lecture de documents confidentiels
- Historique des modifications apportées à la fiche courrier
- Traçabilité des envois et réceptions
- Accusés de réception de lecture d’un document
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