Le module de gestion des frais de mission, l'outil développé au plus près des besoins terrain des agents
Voir toutes les actualitésSimplifier le quotidien des agents grâce à un outil complet
Souvent de la responsabilité du service des Ressources Humaines, les frais de mission impactent plusieurs parties prenantes à commencer par l'émetteur qui doit transmettre les informations et les justificatifs nécessaires, le responsable hiérarchique qui a souvent un rôle de validation, le service des Ressources Humaines qui centralise et traite les demandes, le service comptabilité qui effectue les mouvements financiers et ainsi de suite... Les concernés sont nombreux et les processus de gestion des notes de frais peuvent encore se rallonger d'une collectivité à une autre.
C'est pourquoi, il a paru essentiel à JVS-Mairistem de proposer un logiciel optimisé pour simplifier le quotidien des agents, mais également d'impliquer les personnes concernées dans le processus de développement de ce nouveau module.
Maud Jouglet, Gestionnaire Ressources Humaines à la SIDEC du Jura, a répondu à nos questions sur l'importance d'impliquer ses équipes dans ce projet et à quel point ce module leur a permis de gagner en efficacité.
Qu'est-ce que cela signifie d'être "site pilote" ?
Être site pilote a été super intéressant et très enrichissant. On m'a montrée les bases qui avaient déjà été faites sur votre logiciel et puis, à partir de là, ça a vraiment été une co-construction ensemble : on a pu réagir par rapport à ce qu'on avait besoin ou pas besoin. Du début du projet jusqu'à la phase test avec une quinzaine de nos agents, tout s'est bien passé. On s'est vraiment senti écouté et accompagné par JVS-Mairistem. Cette étape était importante pour passer de la théorie au réel et découvrir les retours positifs et négatifs de nos équipes sur le module.
Être site pilote nous a permis de développer en co-construction avec JVS-Mairistem un outil au plus près de nos besoins. J'irai même jusqu'à dire que ca donne l'impression qu'il a été développé personnellement pour nous.
On a pu développer ensemble une fonctionnalité de calcul des frais kilométriques qui n'existait pas dans la première version. C'est une énorme plus-value au module et l'un des plus grands avantages d'être site pilote !
Qu'est-ce que le module gestion des frais de mission a changé pour vous ?
Avant, on faisait tout sur papier. Les agents remplissaient les documents pour les frais de mission, puis je devais vérifier un par un les distances et les frais kilométriques par exemple sur le site internet viaMichelin. Cela me prenait énormément de temps ! Lorsqu'on a amené cette problématique auprès des équipes de JVS-Mairistem, ils ont automatisé ce calcul kilométrique qui était nécessaire à notre structure, et qui sera sans aucun doute utile à d'autres collectivités dans le même cas que nous. Le module a pu être intégré dans l'espace agent déjà existant via un nouvel onglet.
On a repris exactement ce qu'il faisait en papier, et on a "seulement" digitalisé la démarche. Entre ça, et l'outil très ergonomique, les agents ont très vite pris la main dessus sans aucun frein de leur part. Ce qui prenait deux ou trois heures avant, se fait maintenant en 30 minutes : le gain de temps est considérable !
Que retenez vous de l'accompagnement de JVS-Mairistem ?
On a été impliqué à toutes les étapes du projet, et on avait des points mensuels avec les équipes pour nous présenter les avancées. Nous avons vraiment apprécié tous les documents que les équipes nous ont fournis durant ces points et que nous continuons de consulter en cas d'incertitude ou de questions. Nous avons également eu la possibilité de traiter en direct avec tous les acteurs de l'équipe en charge du projet : c'est vraiment un avantage de pouvoir échanger en live et sans filtre avec chacun des experts dans son domaine pendant cette phase de co-construction.
Dès qu'on a rencontré un problème, JVS-Mairistem a tout de suite su rebondir et nous proposer des solutions, ce qui a permis d'améliorer l'outil pour nous et les futures collectivités utilisatrices.
Quelles sont pour vous les fonctionnalités à retenir ?
L'automatisation du calcul des frais kilométriques est vraiment un gain de temps considérable, mais également toute la gestion des pièces justificatives. On n'a plus à chercher quel ticket correspond à quelle note de mission : le qui-quoi-où-quand est devenu inexistant avec la version dématérialisée.
Une autre fonctionnalité super intéressante est la possibilité de créer un circuit de validation par agent en fonction des coordinateurs et de la direction de chaque service. Les circuits sont modifiables et personnalisables, allant jusqu'à la signature automatisée dès la validation. C'est une souplesse et une agilité qu'on apprécie énormément et qui nous permet de gagner du temps et d'optimiser les processus internes.
Article écrit par Ophélie Frimin
Chargée de communication
