Comment optimiser la gestion des frais de mission de votre collectivité ?
Voir toutes les actualitésQu’est-ce que les frais de mission ?
Dans le cadre de leurs fonctions, les agents de la fonction publique sont amenés à avancer des frais professionnels : on parle de frais de mission. Ces frais comprennent principalement les frais de déplacement, de repas ou encore d’hébergement.
Les frais de mission peuvent être par exemple :
- Des nuits d’hôtel
- Des déjeuners au restaurant
- Des frais kilométriques
- Des stationnements sur un parking
- Des billets de train
En cas de déplacement, un ordre de mission doit obligatoirement être établi entre l’agent et la collectivité. Il s’agit d’un document qui protège les deux parties, comme par exemple lors d’un accident de travail, en indiquant les conditions de la mission à réaliser.
L’ordre de mission doit faire apparaitre :
- L’identité de l’agent,
- Le nom de la collectivité,
- Le lieu de la mission/du déplacement,
- La durée,
- Le moyen de transport utilisé pour s’y rendre
A noter qu’un ordre de mission doit être délivré aussi bien dans le cas de missions ponctuelles (déplacement temporaire) que dans le cas de missions régulières (déplacement fréquent).
Dématérialisez et centralisez la gestion des dépenses professionnelles des agents
Passer au numérique pour gérer les frais de mission de la collectivité permet d’éviter de se retrouver avec une pile de justificatifs papier sur son bureau, de devoir solliciter le service RH pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels ou encore d’aller réclamer des justificatifs de dépenses à ses agents.
En centralisant la gestion des frais professionnels dans un outil spécialisé, vous fluidifiez l’ensemble des échanges. Les processus de validation des notes de frais de votre collectivité sont paramétrés et décentralisés auprès des managers des différents services. Vous autonomisez ainsi chacune des parties prenantes pour décharger le service RH.
Choisissez un outil adapté pour gérer les frais de mission de votre collectivité
Chez JVS-Mairistem, nous avons conçu un module complet de gestion des frais de mission adapté aux spécificités de la collectivité.
Notre outil de gestion des dépenses professionnelles c’est :
- Une simple photo de son ticket de caisse à joindre dans l'app pour justifier la dépense professionnelle
- Une carte géographique interactive qui calcule automatiquement les frais kilométriques
- Le paramétrage des dépenses à l'infini : types de dépenses, modes de remboursement, barèmes tarifaires officiels de la FPT ou personnalisables, etc.
- Des circuits de validation personnalisables et le suivi de l'évolution des demandes en temps réel
Il s’intègre à notre Espace agent qui centralise toutes les demandes qu’un agent peut avoir telles que les demandes d’absences, les heures supplémentaires ou encore les demandes de formations. Le remboursement des frais est également interconnecté avec notre outil de gestion des paies pour l’intégrer sur le bulletin de paie et avec notre outil de comptabilité pour effectuer le mandatement.
Article écrit par Margot Tison
Chargée de marketing et communication
