Comment améliorer facilement l'organisation interne de la commune ?

Prendre conscience du besoin de faire évoluer son mode de fonctionnement interne

L’efficacité d’une collectivité repose sur la qualité de son organisation. Le mode de fonctionnement adopté par la majorité des collectivités est encore majoritairement fondé sur une approche verticale en mode silo. Cela signifie que chaque agent ou service fonctionne de manière autonome, sans lien étroit ni partage d’information avec le reste de l’organisation. Or ce mode de fonctionnement historique a aujourd’hui de lourdes conséquences en termes de finances, de qualité et de délais. 

Voici quelques signes génériques qui prouvent que vos équipes travaillent en silo :

• Lorsque les données de reporting sont remontées par les différents services, et qu’il est impossible de les consolider car les méthodes de calcul sont différentes d’un service à un autre,
• Des réunions où l’on découvre qu’une équipe s’est basée sur une version antérieure d’un document remettant en question le travail réalisé des derniers mois,
• Des projets sont en « stand by » depuis 15 jours voire plus car on attend la validation d’un tiers ou une information d’un autre service trop « surbooké » pour répondre.

Quand on travaille en silo, les idées individuelles, les actions réalisées ou encore les décisions prises ne sont pas partagées en temps réel. Ce manque de communication et de collaboration des équipes engendre inévitablement le retard, la pertinence ou encore la hausse des coûts liés aux différents projets.

En cassant les silos, les réunions ne servent plus uniquement à déterminer l’état d’avancement du projet et à collecter l’information mais à prendre des décisions et traiter les points bloquants. L’organisation interne devient donc plus efficace.

Quel mode de fonctionnement interne adopter et comment le mettre en place dans votre collectivité ?

L’élimination des silos et du cloisonnement permet à la collectivité de mettre l’accent sur la productivité, l’innovation collective et de se développer toujours plus à travers une collaboration facilitée. Il s’agit donc de tendre vers une approche décloisonnée plus transversale et transparente.

Pour vous aider dans la mise en place de cette nouvelle organisation interne, vous pouvez vous référer aux étapes suivantes :

• Structurer l’organisation de l’équipe : Qui fait quoi ? Quels sont les objectifs et les priorités de chacun ? Comment suivre l’avancée des projets ?
• Optimiser les tâches quotidiennes des acteurs : Comment gagner du temps sur les tâches redondantes ? Comment organisation son temps de travail ? 
• Faciliter la mise en place des réunions professionnelles : Comment identifier les disponibilités des équipes rapidement ? Comment travailler en transversalité sur un projet ?
• Préparer l’avenir : Comment anticiper les évolutions organisationnelles ?
• Fluidifier les échanges internes et stimuler les idées : Comment favoriser la participation ?
• Etablir un circuit de traitement des documents : Comment centraliser et sécuriser les échanges d’informations électroniques ?

Pour concrétiser ces étapes dans votre collectivité, nous avons recensé plusieurs méthodes simples et rapides à mettre en place et des outils accessibles aussi bien pour une petite commune que pour une petite ville ou une intercommunalité.

Les méthodes et outils pour améliorer facilement l’organisation interne de votre mairie

Structurer l’organisation de l’équipe

Pour déterminer des objectifs et les prioriser, de nombreuses méthodes existent. Par exemple, « l’arbre d’objectifs » permet de définir et hiérarchiser l’ensemble des objectifs relatifs à un service, un projet ou une action. Le but est d’énoncer l’objectif du projet sous la forme d’un verbe à l’infinitif suivi d’un objet (exemple « promouvoir le territoire »). La constitution de cet outil conduit à un ensemble d’objectifs pour le projet, que l’on peut schématiser en un « arbre ».

Une fois les objectifs déterminés et la liste de tâches de chacun dressée, il faut être en capacité de suivre l’avancée des projets. Le tableau de bord permet de montrer l’évolution des différentes actions qui contribuent à la réalisation d’un objectif grâce notamment à des indicateurs de performance, une périodicité, et une représentation graphique.

Le tableau de bord EasyReport de JVS-Mairistem est un outil de reporting spécifiquement conçu pour les collectivités, qui permet d’analyser et croiser les données de votre comptabilité avec celles de la facturation, de vos administrés ou des ressources humaines, directement depuis Excel. Les données sont transférées automatiquement depuis le logiciel de gestion JVS-Mairistem, évitant ainsi les transferts manuels chronophages.

Optimiser les tâches quotidiennes des acteurs

Des méthodes simples et des outils efficaces sont à intégrer dans le quotidien des agents pour permettre de mieux s’organiser, de gagner du temps sur les tâches répétitives et ainsi d’être plus productif et serein.

La règle des 2 minutes permet de déterminer l’ordre dans lequel les tâches de la journée doit être accompli. Si vous constatez qu’une action peut être faite en deux minutes, vous devriez la faire tout de suite pour obtenir plus de temps pour les missions qui vous demanderons plus d’attention, tout en étant plus efficace et concentré.

Le logiciel de gestion des demandes permet de centraliser l’ensemble des demandes des citoyens quel que soit le canal d’entrée (guichet, téléphone, courrier, email, site web) pour vous permettre de les répartir et les traiter efficacement.

Le logiciel de gestion des interventions permet aux citoyens et/ou aux employés municipaux de signaler depuis l’application, les défaillances sur l’espace public à partir d’une photo géolocalisée. La demande est enregistrée et transmise au bon service pour faciliter l’organisation des interventions.

Préparer l’avenir

Départs en retraite, formations, nouveaux agents, nouveaux services en ligne pour les administrés, ces changements qu’ils soient prévus ou non, s’invitent régulièrement au cours de la vie de la collectivité.

Des changements qui sont issus de décisions prises par la collectivité ou qui nécessitent une décision pour l’avenir. Pour le manager, il s’agit d’anticiper les évolutions tout en s’assurant du bien-être de son équipe.

Une méthode intéressante pour anticiper le comportement des agents face aux changements est la grille des enjeux.

Dans le cadre d’un changement prévu dans l’organisation de la collectivité, il convient d’établir la liste des acteurs et de déterminer pour chacun d’entre eux, leurs peurs (ou pertes) et leurs attentes (ou gains).

Renseignez un tableau en décrivant les comportements prévisibles des différents acteurs face aux changements. Il est possible d’imaginer des actions préventives susceptibles de minimiser les effets des comportements réactionnels. Le résultat obtenu donne des éléments pour établir un plan de communication, ou un plan d’action.

Par exemple : 

Acteur : Citoyen

• Peurs : attendre plus longtemps pour obtenir des documents administratifs.
• Attentes : maintenir le niveau de qualité des services aux citoyens.
• Comportements prévisibles : se plaindre sur les réseaux sociaux/à la mairie/aux alentours, faire ses démarches dans les communes voisines.
• Actions préventives : communiquer sur le site web ou par sms pour prévenir ses administrés.

Retrouvez l’intégralité des méthodes et outils pour améliorer facilement l’organisation interne de votre mairie dans notre guide gratuit :