Travailler en confinement : comment Dominique Parnisari secrétaire de mairie et élue s’est organisée ? [interview]

Comment vous organisiez-vous avant la période de confinement ?

Habituellement je fais des permanences entre les différentes mairies dans lesquelles je travaille. Par exemple, tous les lundis après-midi je me rends à la mairie de Coupéville, les mardis matin et les mercredis en début d’après-midi à Saint-Quentin-les-Marais, les mercredis en deuxième partie d’après-midi et le vendredi matin à Saint-Lumier-en-Champagne et les jeudis à Montbré. Mes semaines sont toujours rythmées de cette façon en sachant que s’il y a un besoin supplémentaire je me rends dans la mairie en question.

Les communes de Coupéville, Saint-Quentin-les-Marais, Saint-Lumier-en-Champagne et Blacy sont équipées des logiciels de gestion Horizon OnLine de JVS-Mairistem. La commune de Montbré quant à elle, a migré ses logiciels de gestion vers Horizon Cloud de JVS-Mairistem depuis 2 ans et demi.

Pour quelle(s) raison(s) avez-vous migré vos logiciels de gestion vers Horizon Cloud ?

La première raison était de pouvoir travailler depuis chez moi étant donné la distance entre mon domicile et la mairie. J’habite à 80 kilomètres de la mairie de Montbré donc cela m’évite de me déplacer plusieurs fois par semaine. Horizon Cloud me permet d’accéder à mes applications-métier (notamment la comptabilité, les budgets, les paies et l'état civil) directement depuis internet, c’était donc indispensable pour travailler de chez moi efficacement. S’il y a une urgence comme par exemple un décès, le maire reçoit la famille, puis m’envoie les documents pour que je puisse faire les saisies directement de mon domicile. Désormais, tout le temps perdu que je passais en voiture je peux le consacrer à des tâches administratives.

Ensuite les sauvegardes de mes données se font automatiquement donc il n’y a plus de risque de perdre mon travail. Au niveau fonctionnel, j’ai pu voir des évolutions au niveau de la comptabilité qui est plus simple et rapide. Enfin, le fait d’avoir Joker Chorus Pro et Documind intégrés est beaucoup plus confortable. Dans les autres mairies je suis obligée de scanner les factures, de les intégrer à un dossier pour les mettre en attente de traitement et les joindre au mandat. Alors qu’avec Horizon Cloud, l’intégration de Joker Chorus Pro me permet d’accéder à la liste des factures et de générer le mandat en fonction des informations déjà connues, sans ressaisies. Je n’ai pas encore découvert toutes les possibilités d’Horizon Cloud, mais je les découvre au fil du temps ou bien ma chargée de clientèle m’indique que je peux faire telle ou telle action pour simplifier mes usages.

Même si des secrétaires ne pratiquent pas le télétravail, les avantages comme les évolutions de la partie comptable, l’intégration de Joker Chorus Pro et Documind ou encore la sauvegarde automatique sont très intéressants.

Comment vous êtes-vous adaptée aux conditions particulières de confinement ?

J’essaye de garder la même répartition de temps de travail pour chaque commune pour suivre et ne pas me disperser. Je consulte les emails de chaque commune tous les deux jours quand même pour m’assurer qu’il n’y a pas d’urgences et si c’est le cas, je les transferts au maire. Je ne me déplace plus, je travaille de chez moi pour toutes les communes sauf pour les urgences qui nécessitent une présence physique. Par exemple j’ai reçu récemment une demande de copie d'acte d'état civil urgente et les registres sont en mairie.

Pour la commune de Montbré qui est équipée du logiciel Horizon Cloud, je peux continuer à travailler comme avant sans problème. En revanche pour les communes qui ne disposent pas du Cloud, nous nous sommes équipés temporairement de la solution LogMeIn, offerte par JVS-Mairistem pendant 3 mois, qui permet de prendre le contrôle de l’ordinateur de la mairie à distance et continuer à travailler en confinement. 

Comment JVS-Mairistem vous a accompagné pour travailler en confinement ?

Au-delà de la mise à disposition très appréciable de l’outil de prise de contrôle à distance LogMeIn dans les communes équipées d’Horizon OnLine, dans la commune de Montbré où je suis équipée d’Horizon Cloud Villages, j’ai une chargée de clientèle à ma disposition pour répondre à toutes mes questions et pouvoir continuer à travailler en confinement. Pour moi, avoir un chargé de clientèle à disposition, c’est quelque chose de très appréciable, c’est un véritable confort. Mais ceci étant à chaque fois que j’ai eu besoin d’appeler JVS-Mairistem pour un dépannage, une maintenance ou quoi que ce soit, j’ai toujours été rapidement et efficacement recontactée. Que ce soit ma chargée de clientèle ou l’assistance d’ailleurs, puisque par exemple ma chargée de clientèle nous a fait savoir qu’elle était en congé pendant une semaine, donc j’ai envoyé un email à l’assistance qui m’a rappelée aussi tôt. Je suis très satisfaite des prestations de JVS-Mairistem.

A l’approche du déconfinement, quelle(s) leçon(s) vous pouvez tirer de cette expérience inédite en termes d’organisation de travail ?

Je pense que le télétravail est avantageux parce que cela permet d'être plus concentré quand on travaille dans les domaines tels que la comptabilité, la gestion du personnel et notamment les paies, le budget ou la transcription des actes d'état civil. Pendant les heures d'ouverture au public, on peut être interrompu et sollicité à tout instant. On est finalement plus efficace dans les tâches administratives qui nécessitent un suivi. Associer télétravail pour l’administratif et présentiel pour l’accueil du public est un vrai confort non négligeable.

D’autre part, les logiciels de gestion Cloud peuvent être associés à des applications comme le Porte-Documents Electronique pour partager des documents en toute sécurité. Cela peut être très intéressant. Tout comme le système d’alertes SMS « MesAlertes » pour contacter la population. J’ai pu justement pendant le confinement découvrir l’outil dans le webinaire sur le télétravail et cela m’a vraiment intéressée en tant qu’élue. Avant le Covid-19 nous ne percevions pas forcément le potentiel de communiquer par SMS auprès de la population. Finalement cette crise nous aura permis de voir qu’il est plus simple et rapide d’envoyer un email ou un SMS plutôt que de distribuer des bulletins d’informations dans chaque boite aux lettres.