Télétravail dans les collectivités : les meilleurs outils pour le mettre en place

Opter pour des supports numériques transportables facilement

Ordinateur portable, tablette et smartphone sont les piliers du télétravail dans les collectivités. Ils peuvent renfermer tous les documents relatifs à la vie de la collectivité sous forme dématérialisée : convocations, délibérations, comptes rendus, rapports, synthèses, etc. Ils permettent également d’accéder aux logiciels de gestion, consulter la messagerie, annoter et partager des documents, voter en direct, signer et parapher des documents,… L’ensemble de la vie de l’acteur de la collectivité disponible partout et à tout moment, voilà ce qui fait toute la richesse de ces outils nomades.

Choisir des logiciels de gestion accessibles en télétravail : le Cloud

Technologie indispensable à la mobilité, le Cloud crée de plus en plus d’adeptes. Longtemps méconnue chez les collectivités, aujourd’hui seules 38% des collectivités ne connaissent peu ou pas la technologie du Cloud contre 66% en 2018.

6 collectivités sur 10 apprécient le Cloud. Le Cloud permet de stocker et d’accéder aux données et aux applications de gestion par l’intermédiaire d’Internet plutôt que via le disque dur d’un ordinateur par exemple. Ainsi cette technologie permet d’accéder à ses données en toute mobilité et sans dépendre de la limite de stockage d’un appareil. Les partages de documents avec ses collègues sont fluidifiés et les données sécurisées grâce au cryptage des données.

Compléter avec des outils collaboratifs disponibles partout

Le télétravail dans les collectivités n’est pas synonyme de cloisonnement. Au contraire, aujourd’hui il existe une multitude d’outils pour travailler efficacement en collaboration à distance. Ces outils sont de plus en plus convoités par les collectivités. En 2019, plus d’une collectivité sur deux déclare utiliser un parapheur électronique pour viser et signer les documents à distance, soit une augmentation de +20 points par rapport à 2018.

• Signature et Parapheur électronique : Consulter, valider et signer ses documents en mobilité
• Convocation électronique des élus : Réceptionner les convocations, accéder aux documents, créer et partager des annotations en mobilité.
• Gestion Electronique des Documents (GED) : Classer et stocker tous les documents de la collectivité pour désencombrer l’espace de stockage limité de votre ordinateur et réduire les documents papiers.
• Partage de documents : Partager des documents numériques facilement et rapidement aux personnes ciblées de manière sécurisée.
• Messagerie collaborative : Bénéficier du partage d’agenda pour déterminer très rapidement une réunion en visualisant les disponibilités de chacun.