5 résolutions numériques pour les collectivités territoriales en 2020 [infographie]
Voir toutes les actualités1) Sécuriser les données traitées avec les outils adaptés
Dans le cadre du RGPD, les collectivités sont tenues de sécuriser les données personnelles qu’elles collectent, traitent et stockent. Si les outils pour se protéger sont toujours plus nombreux et efficaces d’année en année, les moyens utilisés par les personnes malveillantes le sont tout autant ! Pas de panique, pour commencer l’année 2020 sereinement, nous vous conseillons 3 outils indispensables dans votre liste des résolutions numériques.
- Un système d’exploitation à jour et maintenu par l’éditeur : Si votre ordinateur est encore équipé de Windows 7, il est grand temps de passer à Windows 10, la sécurité des données n’étant plus garantie sur les versions précédentes dès janvier 2020.
- Une adresse email professionnelle : Pour éviter les spams et les risques d’intrusion sur votre messagerie, optez pour une adresse email professionnelle type « prénom.nom@nomdelacollectivité.fr ».
- Un antivirus puissant capable de vous protéger de tous les ransomwares : A l’heure où les attaques informatiques augmentent et évoluent rapidement, s’équiper d’un antivirus avancé avec des mises à jour régulières et automatiques devient primordial.
- Une sauvegarde quotidienne externalisée : Pour garantir une sécurité optimale de vos données confidentielles, disposer d’un système de sauvegarde externe quotidien est indispensable.
2) S'équiper des bons outils pour travailler en mobilité
En 2019, 55% des élus et 31% des agents ont utilisé leurs outils de gestion depuis l'extérieur. Le travail en mobilité ne cesse n’augmenter chaque année. Si vous faites partie de ces personnes-là ou que vous aimeriez en faire partie, intégrez ces quelques outils dans vos résolutions numériques 2020 !
- Une tablette numérique, un smartphone et/ou un ordinateur portable
- Des applications métiers Web pour travailler où que vous soyez
- Un parapheur électronique pour viser et signer les documents et flux
3) Offrir des services en ligne à vos citoyens
« Nous utilisons le numérique au quotidien, il est normal que les citoyens soient en attente de services numériques de la part de leur commune. Ça vaut la peine d’investir dans ces outils, de toute façon c’est l’avenir ! » Jacques Jesson, maire de St-Martin-sur-le-Pré (51). Investir oui, mais par quoi commencer ? Nous vous avons préparé une sélection des services en ligne les plus plébiscités par les administrés en 2019. De quoi compléter sa petite liste des résolutions numériques pour 2020.
- Paiement en ligne : L'obligation progressive de mise en place d'un système de paiement en ligne par les collectivités et l'engouement des citoyens vis-à-vis des services en ligne publics rend l'instauration du paiement en ligne indispensable.
- Signalement sur la voirie : Dépôt sauvage, nids de poule, éclairage public défectueux, etc… les habitants mais aussi les élus peuvent signaler tous types d’incidents rencontrés en quelques secondes.
- Réservation de salle : Réservation facilitée grâce au calendrier des disponibilités des salles en temps réel sur le site internet de la commune.
- Prise de rendez-vous : Rendez-vous avec un élu, pour un PACS, pour une CNI ou un passeport, le service de rendez-vous en ligne simplifie les usages des administrés et l'organisation des collectivités.
- Espace famille : Les citoyens peuvent gérer, réserver et payer en ligne les services liés à l’enfance depuis un espace sécurisé.
4) Faciliter le travail collaboratif dans votre mairie
A l’approche de périodes intenses comme les élections municipales 2020, fluidifier les échanges entre les membres de la mairie devient indispensable. Pour vous aider dans votre organisation nous avons relevé 4 outils efficaces pour vos résolutions numériques collaboratives.
- Le porte-documents électronique : centralisez, partagez et personnalisez le stockage de vos documents.
- Les tableaux Trello : organisez et suivez les projets de la mairie.
- La messagerie collaborative : partagez vos agendas pour établir rapidement une réunion.
- Le sondage de disponibilité : envoyez plusieurs créneaux à un groupe de collaborateurs pour sélectionner le plus adéquat.
5) Opter pour une résolution numérique écologique
Réduire sa consommation de papier en passant par la dématérialisation est un premier pas pour l’environnement. Mais le numérique a également sa part de responsabilité dans les émissions de CO2. Cette année, adoptez ces quelques gestes simples au travail pour une résolution numérique écologique !
- Vider sa boîte mail pour ne garder que les choses importantes
- Limiter le poids des documents en pièces-jointes en partageant des liens de téléchargement
- Recycler son matériel informatique obsolète auprès des filières de recyclage adaptées
- Penser aux objets connectés pour suivre et limiter la consommation d’énergie de votre mairie
Article écrit par Margot Tison
Chargée de marketing et communication
